CONTROLLA

7 + 1 PASSAGGI PER DIVENTARE LEAN OFFICE

Ti è mai successo di avere un prodotto o servizio di valore (quindi di costo) maggiore di quanto il cliente è disposto a pagare? E nel caso, hai continuato o continueresti a produrlo?

Volenti o nolenti, tutte le aziende manifatturiere o di servizio, anche individuali, che hanno perseverato in questo, prima o poi sono arrivate inesorabilmente alla canna del gas.
Per evitare di portare sul mercato un valore eccessivo, carico dei costi aziendali, in particolare quelli dei processi d’ufficio, è necessario eliminare i costi non necessari.

Infatti, il valore del prodotto/servizio non riconosciuto dal cliente è uno dei 7+1 Muda (sprechi) a cui fa la guerra il Lean Office.

I Muda appesantiscono la struttura dei costi, rallentano il servizio al cliente e riducono a tal punto il margine di guadagno che ti trovi di fronte ad un bivio perdente: o aumenti i prezzi e vai fuori mercato, o mantieni il prezzo concorrenziale e perdi i ricavi.

Una delle sfide nell’applicare i principi lean alle aziende non manifatturiere, cioè ai processi d’ufficio, detti transazionali, è proprio l’individuazione degli sprechi, infatti con questo blog ti spiego cosa sono i 7+1 sprechi da eliminare negli uffici e ti faccio gli esempi e le domande utili ad individuarli. Seguimi.

I 7+1 Muda sono:

1. Sovra-lavorazione: quando aggiungi più valore al tuo servizio rispetto a quanto siano disposti a pagare i tuoi clienti. In questo la semplicità vince su tutto. Snellisci ad esempio la comunicazione con il tuo cliente, la documentazione con cui interagisci con lui, il numero di firme che deve mettere e fai così anche tra due fasi consecutive del processo interno. Hai individuato quali sono le caratteristiche, quantitative e qualitative, del tuo prodotto/servizio per le quali il cliente è disposto a pagare?

2. Trasporto: quando fai movimenti non necessari di materiali o informazioni. Qua conta il layout dell’ufficio, se le persone lavorano nella stessa stanza, sia le procedure di comunicazione a distanza, nel caso di un sito aziendale grande o di processi multi-sito. Per processi multi-sito, tieni conto della distanza geografica, delle differenze culturali e linguistiche, e delle capacità nell’uso delle tecnologie, e forma il personale di conseguenza. Il layout dei tuoi uffici è funzionale all’efficacia ed efficenza dei tuoi processi?

3. Moto: quando hai movimento inutile di persone o documenti. Succede quando devi fare strada per raggiungere postazioni di lavoro, strumenti, archivi, oppure quando sei costretto a fare movimenti anti ergonomici nelle attività quotidiane. Questi fattori creano rischio per la salute e la sicurezza e influiscono sullo stress delle persone, contribuendo all’assenteismo. Per movimenti inutili di documenti, l’esempio principe è l’uso improprio della posta elettronica. Quanta percentuale della tua giornata lavorativa impieghi in movimenti che rappresentano un costo per te e non un valore per il cliente?

4. Scorte: qualsiasi cosa in corso di lavorazione che è in eccesso rispetto a quanto richiesto o necessario. L’eccesso di scorte è uno spreco di risorse economiche e di spazio. Succede ad esempio quando fai scorte di prodotti, materiali di consumo o documenti cartacei. Succede quando hai più copie degli stessi documenti archiviarti in posti diversi sia negli archivi fisici che in quelli informatici. Quanto tempo impieghi, ogni giorno, per trovare quel che ti serve, che sia uno strumento, un documento cartaceo o un file?

5. Tempi di attesa: qualsiasi tempo che passa tra quando finisci una fase di processo ed inizi la successiva. Salvo casi particolari, circa il 90% del tempo di produzione di un prodotto/servizio è dovuto all’attesa. I “passaggi di mano” di documenti e informazioni, e le decisioni incrementano i tempi di attesa. Chiediti: sono tutti necessari?

6. Difetti: qualsiasi aspetto del tuo servizio che non corrisponde al bisogno del cliente finale o della fase del processo successivo. C’è un difetto di processo ogni volta che noti una rilavorazione, un doppio controllo o un’informazione manca o è insufficiente a dare il via alla fase successiva. Ti domando: tieni conto dei difetti dei tuoi processi? Quanti e quali difetti rilevi ogni giorno? Cosa hai fatto finora per eliminarli?

7. Sovra-produzione: quando produci oltre quanto necessario per l’immediato utilizzo. Ad esempio quando crei report che nessuno legge, fai riunioni sullo stesso argomento senza prendere una decisione, dai informazioni ridondanti, fai controlli ridondanti su documenti o transazioni. Quanti casi hai del genere?

Infine, il passaggio “+1”, l’ultimo spreco da eliminare: il talento non utilizzato, quando non chiarisci bene ruoli, mansioni e responsabilità, e la persona che dovrebbe fare il compito X si trova a fare Y, quando non valorizzi le capacità dei tuoi dipendenti. Nel tuo caso qual è il costo aziendale per i talenti non utilizzati?

Le persone sono il capitale più importante delle aziende. Allo stesso tempo quando pensi che nel tuo processo contino solo le persone, devi ricordare cosa diceva W. Edwards Deming, l’inventore del famoso ciclo di miglioramento PDCA:
“Un cattivo processo batte una buona persona, sempre.”

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