ISPIRA

COME DIMEZZARE LE MAIL IN AZIENDA (E TRIPLICARNE L’EFFICACIA)

Oggi è fondamentale saper scrivere bene in quasi qualsiasi contesto lavorativo e personale.

Scriviamo in continuazione mail, messaggi, post sui social network. Eppure nessun datore di lavoro si sognerebbe di chiedere durante un colloquio: “lei scrive bene?”. La scrittura è spesso una competenza data per scontata e senza livelli, come camminare. Ma se è vero che è improbabile parlare di persone che “camminano molto bene”, è certa l’esistenza di professionisti che scrivono in maniera eccellente e che utilizzano questa risorsa per essere efficaci, chiari, produttivi.

Leggendo questo articolo, scoprirai i quattro pilastri di una comunicazione via mail eccellente e che ti elenco qui per punti prima di svilupparli:

1) Rompi la quarta parete, guarda in camera. Dai valore al destinatario e ottieni valore per la tua comunicazione.

2) Scegli un titolo da best seller: scegli con cura l’oggetto della mail perché un buon titolo è spesso il segreto di un grande successo.

3) Show, don’t tell, la regola aurea dei grandi scrittori: descrivi la realtà con dati oggettivi e ottieni partecipazione emotiva e consenso.

4) Esprimi il tema profondo della tua mail metacomunicando, in modo da influenzare il paraverbale del tuo testo ed evitare i fraintendimenti.

 

Eccole qui, tutte per te.

1) Rompi la quarta parete, guarda in camera. Ovvero: dai valore al destinatario e ottieni valore per la tua comunicazione.

Tu mittente sei il narratore e il destinatario è il tuo lettore. Rivolgiti direttamente a lui, evita il tono da “comunicazione di servizio” (a fronte dei continui e ripetuti eventi verificatisi…), i verbi impersonali (bisogna fare), i soggetti generici (crediamo che sia meglio) e i condizionali (vorremmo cercare di fare).

Per dare un potere emozionale al tuo testo, identifica almeno una delle espressioni ricorrenti o delle parole chiave del tuo destinatario. Giusto per fare degli esempi: scrive allinearsi o organizzarsi? Meeting o riunione? Parla di andare all’attacco o di cambiare marcia? Quindi, più in generale, usa le sue metafore.

Aggiungi destinatari in copia conoscenza solo se indispensabile. Ricorda: il rischio di mettere una o più persone in copia conoscenza è quello di indebolire il significato personale della mail e quindi di non ottenere risposta. Il destinatario si chiederà “ma bisognava rispondere a quella mail?”.

Evita le mail che richiedono risposte elaborate, soprattutto da più persone: la mail non è un forum. Ma, se è necessario, esplicita: chiedo a tutti i destinatari di rispondere con un commento di tre righe.

 

2) Scegli un titolo da best seller, ovvero: scegli con cura l’oggetto della mail perché un buon titolo è spesso il segreto di un grande successo.

Quando leggendo un libro e arriviamo al punto in cui l’autore utilizza il titolo, ci soffermiamo con grande attenzione su quelle parole e talvolta le rileggiamo pure. Usa l’oggetto della tua mail in questo modo per indirizzare l’attenzione del destinatario sul messaggio che ritieni più importante. Se il tuo scopo è fare una richiesta, scrivila nell’oggetto, se è condividere informazioni o dare un incarico, esplicitalo.

 

3) Show, don’t tell, la regola aurea dei grandi scrittori: descrivi la realtà con dati oggettivi e ottieni partecipazione emotiva e consenso.

Mostra, non dire, non spiegare: l’essere umano percepisce la realtà come un’entità oggettiva, priva delle interpretazioni altrui. Ovvero: mentre viviamo, non sappiamo cosa pensano le altre persone, possiamo solo intuirlo e ciò richiede comunque uno sforzo.

Se devi descrivere una situazione o indirizzare delle azioni, parti quindi da un contesto esterno alla mail, precedente da un punto di vista cronologico, e che quindi puoi descrivere oggettivamente: lunedì ho scritto il preventivo, poi martedì io e te ci siamo parlati al telefono e abbiamo apportato alcune modifiche, adesso il nuovo preventivo è quasi pronto e quindi ti scrivo perché…

Ricorda però: una “mail best seller” non è un testo lungo né complesso. Al contrario: è relativamente breve e predilige dal punto di vista grammaticale il modo indicativo e il periodo paratattico.

4) Esprimi il tema profondo della tua mail, metacomunicando, in modo da influenzare il paraverbale del tuo testo ed evitare i fraintendimenti.

Il tuo testo è composto apparentemente solo di parole. Ma in realtà chi lo legge aggiunge un’intonazione che dipende dal tipo di rapporto tra mittente e destinatario e dal carattere del destinatario. Quindi non usare ironia o espressioni allusive (che presuppongono un livello di rapporto perfetto e un tema semplice) e metacomunica, esplicita il tema profondo della tua mail.

Ad esempio: ti scrivo perché ci tengo a condividere con te queste valutazioni adesso, prima di parlarne con calma di persona.

Se a questa frase segue “ci sono molti problemi in produzione e non sono affatto certo che siamo sulla strada giusta”, siete comunque riusciti a esprimere un obiettivo positivo (parliamo, confrontiamoci, troviamo la soluzione). Senza la parte metacomunicativa, la tua mail può essere interpretata come una critica personale o, ancor peggio, come un lamento. Se la tua intenzione era proprio quella di criticare (o lamentarti) chiediti allora se la mail è il canale migliore per farlo. In certi casi, la cosa migliore da fare non è scrivere una mail eccellente, ma telefonare al destinatario e dargli un appuntamento per parlare di persona.

Francesco Gungui

Ti piacerebbe incontrare Francesco Gungui nella tua azienda? Contattaci!

About Francesco Gungui

Scrittore di bestseller per Mondadori, Giunti e Rizzoli, i suoi libri hanno venduto centinaia di migliaia di copie in tutto il mondo. È anche imprenditore, book coach e consulente in comunicazione strategica aziendale, specializzato in storytelling aziendale.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *