ISPIRA

LA MAIL PERFETTA SECONDO GOOGLE

CEO di Google per dieci anni, dal 2001 al 2011. Poi presidente del cda di Alphabet. Fino a qualche settimana fa. Eric Schmidt oggi fa sempre parte del cda, continua a lavorare per il colosso di Mountain View e continua a essere più o meno il centoventesimo uomo più ricco del mondo.

Perché ti ho fatto questa premessa?
Perché quest’uomo qualche risultato lo ha raggiunto nella sua vita.
E se ha dato qualche utile consiglio in merito alla comunicazione via mail – e l’ha fatto – vale la pena di sentire cos’ha da dire.
Parlo delle sue 9 regole per la mail perfetta, contenute in un libro di qualche anno fa, “How Google works”, pubblicato in Italia da Rizzoli.

Ho sintetizzato queste nove regole e te le propongo qui per darti subito il cuore del messaggio, in modo che tu possa subito farti un’idea del contenuto. Ti rimando naturalmente alla lettura del libro per un approfondimento.

1) Rispondi velocemente, anche solo per confermare che hai ricevuto, letto e che agirai. Fai passare il messaggio che chi lavora con te, o il tuo team in modo particolare, può contare su di te.
2) Sii chiaro e sintetico. Scrivi una bozza e poi rileggila eliminando il superfluo.
3) Archivia, leggi, apri, cestina. Tieni in ordine. Leggi e rispondi o leggi e agisci.
4) LIFO (last in, first out), ovvero comincia dalla mail più recente, e OHIO (only hold it once), una mail va gestita una volta sola.
5) Pensa a te come un router: smista, inoltra alle persone interessate.
6) Non usare il ccn. La comunicazione deve essere trasparente.
7) Non si urla via mail: niente scenate, niente sgridate.
8) Segui gli sviluppi di ogni attività che presuppone uno scambio prolungato via mail: verifica che gli altri e che tu stesso abbia risposto o agito, inoltrando e inoltrandoti le mail.
9) Se ci sono mail importanti, rispediscitele aggiungendo parole chiave per rintracciarle.

Hai letto? Hai visto dei comportamenti virtuosi che hai già? Oppure hai riconosciuto qualche buon consiglio che puoi mettere in pratica a partire da oggi?

Ora tocca a me dirti quello che puoi far accadere semplicemente migliorando il tuo approccio alla comunicazione via mail.
Il metodo che sto per condividere con te è quello che fa sì che i miei interventi in azienda siano tanto efficaci quanto brevi. E del resto il tempo è prezioso, sia per me che per i miei clienti. Se andassi a migliorare la comunicazione via mail di un’azienda, campeggiando tra le scrivanie e organizzando lunghe riunioni, comunicherei di fatto il messaggio opposto a quello che voglio comunicare.
Il messaggio è questo: in poco tempo, puoi guadagnare molto tempo.

Del resto, come ci sei tu che tu stai leggendo questo articolo e magari stai già riflettendo sul fatto che nella tua azienda la comunicazione via mail potrebbe essere migliorata, ci sono sicuramente molte altre persone che il problema non se lo pongono. Persone che non hanno le energie o la forza di volontà per dirsi “dai, prendiamo in mano questa cosa e risolviamola una volta per tutte!”.
Ed è anche probabile che tu non sia il solo sensibile a questi temi.

Ecco cosa devi fare allora: individua le persone che potrebbero trarre giovamento da un rinnovato approccio alla comunicazione via mail. Loro saranno i tuoi influencer interni. Condividi con loro i temi contenuti in questo articolo. Leggi anche il mio precedente articolo sulle mail. Questa operazione ti richiederà al massimo dieci minuti. Quindi stabilisci un patto di comunicazione con i colleghi che condividono questi valori e vedono le stesse potenzialità che vedi tu in termini di risparmio di tempo, maggiore chiarezza, efficacia e concretezza.

Ora siete un team, probabilmente con mansioni e ruoli di responsabilità diversa, situazione ideale, dato l’obiettivo che sto per dirti. Ora siete un gruppo. Un gruppo che mette in pratica le nove indicazioni del centoventesimo uomo più ricco del mondo, dell’uomo grazie al quale Google è diventato il colosso che conosciamo e che forse, anche per questo, ha qualche insegnamento utile per noi.
Quello che accadrà e te ne accorgerai in brevissimo tempo, è che il 90% delle persone interne dell’azienda comincerà progressivamente ad adattarsi al nuovo metodo di comunicazione. Il 90% delle persone assorbirà le prime e più importanti pratiche per comunicare via mail in modo efficace, attraverso un meccanismo automatico di selezione naturale. Perché vive e sopravvive chi comunica meglio, chi racconta se stesso, le proprie idee e opinioni in maniera efficace, chi agisce, chi si relaziona con gli altri con spirito positivo e pratico. Vive e si afferma chi sa condividere e trasmettere al meglio le proprie esperienze e ciò oggi avviene non solo, ma anche e molto spesso via mail.

PS
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About Francesco Gungui

Scrittore di bestseller per Mondadori, Giunti e Rizzoli, i suoi libri hanno venduto centinaia di migliaia di copie in tutto il mondo. È anche imprenditore, book coach e consulente in comunicazione strategica aziendale, specializzato in storytelling aziendale.

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