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SCRIVERE UNA MAIL ECCELLENTE, SE SAI COME FARLO

Scrivere una pessima mail è un problema sia per chi la scrive, sia per chi la deve leggere. Visto che di mail viviamo, è probabilmente il caso, allora, di lavorare su strategie che possono rendere la nostra vita e quella di chi lavora con noi un po’ più semplice.

Leggi queste sette indicazioni per scrivere una mail eccellente e mettile subito in pratica. L’eccellenza è dietro l’angolo: ti basta fare un po’ di pratica e verificare i progressi man mano che diventi più bravo.

1) Ricalca linguisticamente il destinatario

2) Focalizzati sulla leva motivazionale del destinatario

3) Descrivi oggettivamente la realtà

4) Esprimi valori universali metacomunicando

5) Scegli la giusta metafora

6) Dichiara l’obiettivo con chiarezza

7) Valuta se l’e-mail è il canale migliore

Sei pronto? Cominciamo.

1) Ricalca linguisticamente il destinatario

Il tuo destinatario ha un proprio lessico che deriva in parte dalla cultura e dalla formazione, in parte dal ruolo e dalla specificità del proprio ambito lavorativo. Identificalo, riconosci le espressioni ricorrenti, individua quelle parole e quei termini che hanno maggiore rilevanza.

Similmente, potrai riconoscere il prevalere di un ragionamento teorico o valoriale, piuttosto che di un approccio pratico, concreto, magari addirittura sbrigativo. La lunghezza stessa della mail, la sua organizzazione interna è già indice di un determinato carattere con il quale tu puoi scegliere, se ti è utile, di entrare in empatia.

2) Focalizzati sulla leva motivazionale del destinatario

Il tuo destinatario ha motivazioni sue personali per leggere la tua mail ed, eventualmente, darle un seguito con azioni specifiche. Ma non è detto che tu le conosca. In entrambi i casi, la cosa migliore che puoi fare è chiamarlo subito in causa rivolgendoti a lui espressamente, facendo riferimento a ciò che vi siete eventualmente già scritti, o, in assenza di precedenti comunicazioni, esprimendo contenuti propri del suo lavoro o del motivo per cui gli stai scrivendo. In particolare, se la tua mail ha un obiettivo, ricordati di esprimere per prima quella parte dell’obiettivo che ha un chiaro e immediato vantaggio per il destinatario.

3) Descrivi oggettivamente la realtà

Descrivi oggettivamente la realtà che condividi con il destinatario. Evita ogni tipo di interpretazione o giudizio in apertura della mail. Se l’oggetto della vostra comunicazione è una divergenza di opinioni, comincia a maggior ragione il tuo testo esprimendo almeno tre fatti oggettivi, eventualmente anche marginali rispetto al tema che andrai a trattare. In questo modo, farai sapere al destinatario che entrambi osservate la stessa realtà con gli stessi occhi e avrai maggior autorevolezza nel momento in cui andrai a esporre le differenze tra i vostri punti di vista.

4) Esprimi valori universali metacomunicando

Metacomunica, ovvero esprimi esplicitamente lo scopo o il significato della tua comunicazione sottolineando i valori più adatti. In questo modo, crei la cornice interpretativa della tua mail indirizzando il tono con il quale la leggerà il lettore. Quale che sia il contenuto della tua mail, c’è una bella differenza tra scrivere “ti scrivo per trovare così il modo migliore per collaborare” oppure “abbiamo rilevato diversi problemi legati alla nostra collaborazione”.

5) Scegli la giusta metafora

Scegli la giusta metafora, anche perché non tutte le metafore sono adatte allo scopo. Una metafora bellica può suscitare grinta e determinazione, ma anche un alto livello di conflittualità e stress.  La metafora del viaggio e dell’avventura si presta particolarmente ai casi in cui esiste un’effettiva partecipazione al risultato di una determinata azione e ha quindi un forte potere motivazionale tra i pari. Considera quindi tutte le diramazioni della metafora per essere certo di attribuire al tuo destinatario una posizione che lo motivi e che sia utile per la tua comunicazione.

6) Dichiara l’obiettivo con chiarezza

L’obiettivo può essere espresso con chiarezza già nell’oggetto della mail che deve contenere in parte tutte le caratteristiche dei punti precedenti. Esattamente come accade quando leggi un libro: nel momento in cui ti imbatti nel titolo all’interno della narrazione, si verifica un picco di attenzione. Colloca questo picco di attenzione nella parte finale della tua mail, quando esprimi con chiarezza l’obiettivo, lo scopo, quando, in poche parole, chiedi al destinatario di fare una determinata azione che sia anche solo rispondere alla tua mail.  È quasi sempre meglio che l’obiettivo sia uno solo. Nel caso in cui la mail comprenda più richieste e implichi quindi più risposte, enumerale e chiedi espressamente di rispondere ai diversi punti. Ciò è a maggior ragione importante se esiste più di un destinatario. Dichiara chiaramente da chi vuoi una risposta o un’azione specifica. E fallo esprimendo i soggetti, evitando verbi impersonali e il modo condizionale.

7) Valuta se l’e-mail è il canale migliore

Se hai correttamente valutato tutti i parametri della tua comunicazione, puoi farti le seguenti domande: è davvero la mail il canale più utile, rapido ed efficace per raggiungere l’obiettivo che mi sono prefissato? O anche: data la complessità del tema o dello scopo, o la necessità già evidente di un confronto, non è forse meglio telefonare al destinatario o utilizzare la mail solo per proporre un appuntamento?

Ricorda che le mail sono fondamentali: vale la pena dedicarci un po’ di attenzione!

Vuoi imparare a scrivere la mail perfetta? wedoIT!

About Francesco Gungui

Scrittore di bestseller per Mondadori, Giunti e Rizzoli, i suoi libri hanno venduto centinaia di migliaia di copie in tutto il mondo. È anche imprenditore, book coach e consulente in comunicazione strategica aziendale, specializzato in storytelling aziendale.

One thought on “SCRIVERE UNA MAIL ECCELLENTE, SE SAI COME FARLO

  1. csatti@alice.it ha detto:

    Top, grazie per gli spunti molto interessanti ed utili.
    Per migliorare l’apprendimento, mi sarebbe stato utile l’esempio di una email inefficace ed una efficace.
    Gli esempi pratici che spesso utilizzate nei vostri post è oro colato.
    Grazie a tutti voi per la formazione online🤗😘

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